(2019年修訂)


第一章 總則

第一條 為規范我校圖書資料購置與管理工作 , 提高資金使用效益,加強內部控制管理,促進全校資源共享,根據有關法律、法規、規章的規定,結合學校實際,特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱圖書資料,包括圖書報刊、音像制品、縮微制品、數字資源、其他具有文獻價值的特種資料等。

本辦法所稱購置,是指使用學校預算管理資金(含科研經費)以合同方式等有償取得圖書資料及與之相關的加工服務。

本辦法所稱管理,是指對圖書資料的購置、登記、使用、保管、處置等過程的管理行為。

第三條 凡使用學校預算管理資金(含科研經費)購置的圖書資料,均適用本辦法。

第四條 圖書資料購置與管理,必須遵守國家相關法律法規和學校的規章制度,維護國家和學校利益。采購人員應廉潔自律,按照規定的程序開展工作。

第五條 圖書資料購置應堅持以教學科研、學科發展、人才培養需求為導向,以項目預算為依據。

第二章 審批與采購

第六條 圖書館負責學校圖書資料的統一購置和管理,各學部、院、系資料室(或稱圖書館)、職能部門、課題組可以指定專人具體實施圖書資料購置與管理,按照本辦法規定的程序開展工作。

第七條 圖書資料單次采購審批程序如下:

(一)圖書館新增大型成套出版物、網絡數據庫、期刊、檔案資料、其他特種文獻,單次采購金額在人民幣 3 萬元及以上,須經論證或評估后以合同方式采購。涉及政府采購與招投標的,還須按相應程序辦理。

(二)各資料室、職能部門、課題組或個人采購普通圖書、大型成套出版物、網絡數據庫、期刊、檔案資料、其他特種文獻等,單次采購金額在人民幣 3 萬元及以上,應先簽報學校圖書館提出采購申請、附采購清單、采購合同、需求論證材料,經圖書館審核批準后進行采購。涉及政府采購與招投標的,還須按相應程序辦理。所申購的大型成套出版物、網絡數據庫或外文期刊資料(含港臺資料) , 如學校圖書館或學校其他單位已經購置,原則上不再重復購置。

(三)單次采購金額小于人民幣 3 萬元的 , 采購單位經評估后可自行采購。

第八條 圖書資料采購方式如下:

(一)采購實體圖書資料及服務

1 、年度采購預算超過人民幣 30 萬元的紙質圖書期刊等實體圖書資料及服務,采用招標采購方式,由學校招投標與政府采購辦公室組織招標。學校圖書館按圖書資料類型進行分類招標,招供貨商資格標。經招標后確定的供貨商和折扣率,亦適用于學校各資料室、職能部門、課題組或個人的圖書資料采購。

2. 年度預算小于人民幣 30 萬元的實體圖書資料及服務,原則上亦應通過學校中標的供應商采購。但對于中標供貨商無法提供的書刊資料或特種文獻、低于中標商折扣率的出版社直銷大套書、以及師生急需的薦購資料,或單次采購金額小于人民幣 3 萬元的,可采用零購方式進行采購。

(二)采購數字資源及服務

凡達到政府采購限額及以上的項目,按照政府采購法執行;未達到政府采購限額的項目,按照以下辦法執行:

1 、符合單一來源條件的數字資源及服務,以單一來源采購方式采購。凡有全國高校圖書館數字資源采購聯盟(簡稱“ DRAA ”)、上海高校圖書情報工作委員會(簡稱“上海高校圖工委”)及上海地區其他集團采購方案,我校可加入集團采購,不再單獨組織價格談判 , 亦可采用上海高校圖工委提供的數據庫單一來源論證報告。

2 、無集團采購方案的數字資源及服務 , 以下列方式采購:

( 1 )年度單價在人民幣 30 萬元及以上的,經論證后提交學校圖書館審核、由圖書館提交學校招投標與政府采購辦公室組織采購;

( 2 )年度單價在人民幣 30 萬元以下、 3 萬元以上的,采購單位經論證后提交圖書館,經審核同意后進行采購;

( 3 )年度單價在人民幣 3 萬元及以下的,采購單位經評估后可自行采購。

第三章 采購合同與驗收

第九條 根據《華東師范大學合同管理辦法》訂立圖書資料采購合同的,合同歸口管理部門為學校圖書館,采購單位應向圖書館提交合同文本、采購清單等相關材料,按照規定程序經審批通過后,由圖書館代表學校簽署合同,加蓋學校圖書資料合同專用章。

第十條 合同依法簽訂后,合同雙方應當嚴格按照合同的約定履行,不得擅自變更或解除,因特殊原因確需要變更或解除的,合同雙方應協商一致,經單位負責人簽字及圖書館審批同意后簽署補充協議,并及時向學校備案。

第十一條 訂立的合同原件分別由歸口管理部門和采購單位進行存檔和備案,合同履行完畢及時送學校檔案館歸檔。

第十二條 圖書資料到貨后,采購單位應根據合同或協議、發票進行清點驗收,檢查實體資料數量與質量,或檢查數字資源開通內容、服務功能與運行狀態,發現問題應及時與供應商溝通解決。

第四章 固定資產登記與管理

第十三條 固定資產登記規則

凡使用學校預算管理資金(含科研經費)購置圖書資料,均需納入學校固定資產登記管理。

1 .學校圖書館和各資料室購置管理的圖書資料,按以下規則登記固定資產。

( 1 )圖書、視聽資料、檔案資料等均登記為固定資產,按冊 / 件登記,資產價值按實付金額計入。

( 2 )期刊按年度合訂本登記為固定資產,資產價值按年度訂購經費和裝訂費計入。期刊實物到齊裝訂需要時間,可延遲做固定資產。不作為長期保存的期刊、報紙,可不登記為固定資產。

( 3 )有永久保存權、永久使用權的鏡像數據庫、網絡數據庫,按訂購費登記為固定資產。

2. 職能部門、課題組或個人使用學校預算管理資金 ( 含科研經費 ) 購置管理的圖書資料,按以下規則登記固定資產。

( 1 ) 中文資料,每冊或每套(指非單冊購買的)單價人民幣 500 元及以上者,登記為固定資產,按實付金額計入。

( 2 ) 外文資料 ( 含港臺資料 ) ,每冊或每套(指非單冊購買的)單價人民幣 1000 元及以上者,登記為固定資產,按實付金額計入。

( 3 )期刊按年度合訂本登記固定資產,資產價值按年度訂購費和裝訂費計算,中文期刊在人民幣 500 元 / 種及以上、外文(含港臺)期刊在人民幣 1000 元 / 種及以上者登記為固定資產。期刊實物到齊裝訂需要時間,可延遲做固定資產。不作為長期保存的期刊、報紙,可不登記為固定資產。

( 4 )有永久保存權、永久使用權的鏡像數據庫、網絡數據庫,按訂購費登記為固定資產。

第十四條 固定資產登記方式

1. 學校圖書館和各資料室采購的圖書資料由采購單位自行驗收,填寫固定資產登記單,并將目錄與館藏信息錄入學校圖書館書目數據庫管理系統。固定資產登記單交圖書館審核蓋章。

2. 職能部門、課題組或個人自行購入的、符合固定資產登記條件的圖書資料,交由校圖書館辦理固定資產登記手續,并進行館藏登記處理。

3. 作為固定資產登記的圖書資料,憑圖書館蓋章的固定資產登記單和采購發票到學校財務處辦理報銷手續、進行資產入賬。不作為固定資產的圖書資料,可直接到財務處報銷。

第十五條 固定資產保管

學校圖書館購置的圖書資料由學校圖書館負責資產保管;各資料室購置的圖書資料由各資料室負責資產保管;職能部門、課題組或個人購置的圖書資料,由部門、課題組或個人負責資產保管。資產保管單位或個人均需按照學校的要求進行資產清查,提交資產清查結果。

第十六條 固定資產處置

1. 圖書資料因嚴重破損、遺失、無利用價值和保存價值等原因可申請固定資產處置,包括資產報廢報損、調撥、對外捐贈等處置方式。按照學校和上級相關規定執行。破損圖書如難以再獲取、具重要利用和保存價值的,則不宜報廢,應盡量修復后再利用。 1949 年以前的破損圖書不宜報廢。圖書資料處置須簽報圖書館及國有資產管理處提出申請,說明處置理由,附上圖書目錄;課題組或個人購置的圖書資料的處置申請須通過院系或部門提交 , 經學校審核批復后處理。

2. 圖書資料處置批復后,由資產保管單位填寫資產注銷單,交圖書館。圖書館定期匯總報學校財務處和國有資產管理處。資產保管單位負責將已錄入圖書館系統中的處置圖書進行館藏狀態的更改(職能部門、課題組或個人購置的圖書資料提交圖書館處理)。

第五章 資源共享與服務

第十七條 學校實行圖書資料資源共享

1. 由校圖書館購置的圖書資料通過校圖書館目錄系統或電子資源系統揭示,供全校師生共享。院系有長期特別需求的圖書資料可向圖書館提出申請,經圖書館批復后調借到院、系資料室提供借閱服務。

2. 各資料室購置的圖書資料通過校圖書館目錄系統揭示,所在學部、院、系的師生有優先使用權。相關學部、院、系應制定管理與服務規則,向全校其他院系開放,實現資源共享。學部、院、系制定的相關服務規則應報學校圖書館備案。

3. 職能部門、課題組或個人購置的、已登記為學校固定資產的圖書資料在學校圖書館目錄系統中揭示,保管單位或課題組人員有優先使用權。校內其他師生有使用需求時,保管單位或課題組應盡可能提供文獻共享。課題組使用完畢、課題組人員離校或退休,應將圖書資料歸還圖書館。本校在職和退休教師如還有使用需求,可辦理借閱手續。

第六章 附則

第十八條 購置境外圖書資料,須通過具有出版物進口資質、并按國家有關規定進行內容審查的經營單位或與其合作的零售商實施采購。

第十九條 對通過接受交存或者捐贈等方式取得的圖書資料,由學校另行制定管理規定。

第二十條 法律、法規、規章另有規定的,依照其規定。

第二十一條 本辦法由學校圖書館負責解釋。

第二十二條 本辦法自發布之日起施行。


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